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EDV-Unterstützung für Planung und Budgetierung

Excel als Planungstool?

In vielen Unternehmen wird beim Planungs- und Budgetierungsprozess immer noch auf Office Werkzeuge – hauptsächlich Microsoft Excel -  zurückgegriffen.[1]

Diese haben allerdings gravierende Mängel in Bezug auf ihre Nutzung als Planungstool. Excel Anwendungen sind aufgrund ihrer geringen Transparenz nur schwer an neue Gegebenheiten anpassbar. Übersehene Zellbezüge oder Formeln führen zu falschen Berechnungen und, wenn dies nicht bemerkt wird, zu falschen Entscheidungen. Da am Planungs- und Budgetierungsprozess im Normalfall viele Mitarbeiter beteiligt sind, würde eine Mehrbenutzerfähigkeit und die Möglichkeit einer differenzierten Vergabe von Nutzerrechten den Prozess vereinfachen. Beides können Excel–Anwendungen nicht leisten. Des Weiteren sind die Konsolidierungsmöglichkeiten stark eingeschränkt.[2] Diese und noch viele weitere Nachteile zeigen, dass sich Excel nur sehr beschränkt zur Unternehmensplanung eignet. Zeitgemäße Planungssoftware verspricht hier deutliche Verbesserungen.
Die Planung, als ein sehr kommunikations- und abstimmungsintensiver Prozess, kann stark durch sog. "Workflow-Management" – Funktionen vereinfacht und transparenter gestaltet werden. Der Prozess wird dabei sehr stark durch die Software unterstützt. Ein Planungsvorgang wird einmal angestoßen und danach Schritt für Schritt durch die jeweiligen Planungsbeteiligten abgearbeitet. Die Software steuert u.a. die Vorlage und das Weiterreichen der Daten, die Fristenkontrolle, Kommentare und Vertreterregelungen. Diese Technologie vereinfacht nicht nur den Planungsprozess, sondern macht ihn auch um ein Vielfaches transparenter. Beispielsweise ist jederzeit ersichtbar, an welchem Punkt der Planungsvorgang ins Stocken gekommen ist und ob durch verzögerte Teilplanungen der Gesamtprozess noch fristgerecht abgeschlossen werden kann.[3]

Planung und Budgetierung mit OLAP

Die OLAP Datenbank-Technologie ermöglicht eine sehr viel flexiblere und komplexere Modellierung von Daten, als es Tabellenkalkulationen bieten. Sie stellt eine einzige, konsistente Datenbasis bereit und lässt sich nach verschiedenen Dimensionen analysieren, z.B. nach Organisationseinheiten oder Verdichtungsebenen. Vorteile der OLAP Technologie sind die einfache Datenhaltung, gute Konsolidierungsmöglichkeiten und die flexible Anpassung an Veränderungen.[4]

Planung mit ERP-Systemen

Enterprise Resource Planning-Systeme (ERP) ermöglichen u.a. die integrierte Datenhaltung. Plan- und Ist-Daten werden in einer einzelnen Datenbasis gehalten, was Inkonsistenzen weitgehend verhindert. Einige ERP Systeme unterstützen den sog. Fast- oder Virtual Close, eine Möglichkeit, Monats- und Jahresabschlüsse sehr zeitnah zu erstellen. Den Managern stehen somit sehr aktuelle monatlichen Ist-Daten zur Verfügung. Dies ist besonders in einem dynamischen Umfeld wichtig, damit Plan- oder Handlungskorrekturen rechtzeitig erfolgen können.[5]

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